差旅小白“超速进化史”：从0到专业掌舵手，才2年？｜ 差旅听Ta说
01
突然成为差旅经理之后
在某大型制造业公司做了两年的行政之后，由于数据分析能力、整体逻辑能力表现突出，Nicole被领导委以重任，负责整个集团的差旅业务，迎来职业生涯的转折点。
接受这一委任之后，让Nicole产生担忧的并不是自己工作能力不够，而是因为集团一年三个亿差旅量的管理突然砸到头上，需要全方位负责，保证每一笔付款都是正确的，心理压力倍增，而此前公司并没有这样一个岗位，一切都是从头开始。
此前，Nicole所在的公司差旅业务较为分散，机票、住宿预订是不同的渠道，因为公司建设商旅系统、业务需要统筹管理，所以才有了这个新岗位。
系统上线并不是一件难事，选好了系统服务商，进行了定制化开发之后，系统就开始运转起来了。
对Nicole来说，真正困难的，是如何从一个商旅小白快速成长为一个合格的差旅业务负责人。
Nicole的做法是请教供应商，接管差旅业务之后，她把公司的业务供应商都约了个遍，在交流过程中，学习行业规则，或者是优秀企业的做法，询问供应商对于企业内部差旅管理的建议与分析。
在Nicole眼里，供应商不止是负责出票的服务者，也是可以一起配合做好员工服务、做好企业的差旅管理的有力支持者。她会将来访的供应商都当作客户来对待，进行周到的接待。
在不断的成长中，Nicole现在给自己的打分是80分，她的80分并不是自我感觉良好，而是有数据支撑。
“最近几次我们的月度满意度分数都在90分以上，同事们越来越喜欢用我们的差旅系统进行预订。”
除了接管商旅业务，Nicole的身份也从执行者成为了管理者。接下这个委任，对她来说，是接下了两个全新挑战，她认为，即使这是她第一次管理团队，此前并没有经验，但这并不是一件困难的事情。
“只要了解每个人的优点是什么，并挖掘出来，做好工作安排与协调，让每个人舒服地把工作完成，遇到困难，引导性地陪同一起完成，这样，整个团队就会拧成一股绳，团队氛围自然会变好。”
02
如何提升
差旅体验满意度？
当差旅经理，绕不开的一件事是接受公司全体员工的审视和反馈，这曾经是Nicole觉得接管商旅业务所面临的最大痛点。
员工线下购买机票或者订酒店时，有时会看到现场的价格比系统更便宜，这本质上是由于C端散客和B端客户的需求不同，企业客户需要开专票，而且有专门团队提供服务，进行结算也有垫资周期，涉及海外差旅的情况，有时候还存在汇率结算差，以上种种原因就会导致员工可能看到的价格更低。
如何让员工更好地了解差旅系统，并心甘情愿使用？Nicole选择了从源头出发解决这个问题，在每个新员工入职培训时，会有专门的差旅小课堂，介绍公司的差旅制度、系统使用方法、系统价格如何得来……
公司也鼓励全员去进行询价和比价，当发现外部更低价的情况时，如果员工进行了有效反馈，公司会给予奖励，形成良性互动。
而Nicole通过员工提供的线索，也可以进一步的去跟航司、酒店服务商进行洽谈，给公司争取到更好的价格。
系统使用层面，如果员工提供的是有效反馈的话，会纳入技术整改需求，尽快安排开发。
而要让员工对协议酒店满意，并且使用系统进行预订，Nicole的解决办法是，让300元的差标协议酒店比400块的非协议酒店品质更好。
经过两年的摸索，员工反馈已经形成了机制，Nicole觉得轻松了许多。
除了要负责员工的差旅，领导的差旅也是Nicole的一大重点工作。
与普通员工的需求相比，高管领导的紧急性需求安排调度会比较多。如果领导有飞机选座、特殊需求，就需要紧急帮忙联系到航司的同事或者是服务商进行处理，在飞机落地之前满足需求，进行快速响应。
现在，在领导差旅业务层面，Nicole也收获了好评。
“领导说，如果十分是满分的话，可以给我打12分。”
集团对于差旅业务也是非常重视，Nicole每天都需要跟直接分管行政的公司副总裁汇报今天有没有任何异常，如果有员工投诉，当天必须以“三不放过”的原则提供解决方案。
“安全、体验、高效”是Nicole希望员工在每次的差旅过程中拥有的感受。
03
海外商旅的痛点
海外商旅对于Nicole所在的集团来说是重要的，2023年，集团将海外业务的重要性拔高，也正是因为要更好管理海外差旅业务，才决定搭建差旅系统。
现在，公司的海外差旅业务量与国内差旅的业务量已经基本持平，在管理海外差旅业务的时候，Nicole也遇到了一些新情况。
“自从海外业务覆盖的范围越来越广之后，时差问题成了一大挑战，我们的团队只有7个人，但是要负责五万个同事的商旅出行，一天之内会出现两三次紧急的情况需要帮忙进行调度处理。”
为了让海外商旅的紧急情况得到快速响应，Nicole会安排团队进行晚上的夜班值守，公司的智能答复机器人也可以进行答疑，提供服务商的联系方式，辅助解决问题。
海外商旅业务，目前Nicole给自己的分数是60分及格。
与国内差旅相比，Nicole认为，海外商旅的在线信息聚合程度不够高，航班如果涉及中转，行李信息等的透明度都不够，酒店采购方面，由于预订流程繁琐、时差等问题，也做不到实时反馈，不确定性较强。
此外，由于公司的海外业务涉及二十多个不同的国家与地区，出差地点较为分散，再去跟酒店或者供应商谈价格的时候，难度就会变大。
汇率差和税务抵扣问题，也都是Nicole在管理海外商旅业务的时候，需要面对的。
还有一大挑战来源于差旅系统的使用逻辑，即使系统页面支持多国语言，但海外本地员工使用以中文逻辑出发的系统还是会觉得不够丝滑。
在摸索了两年的海外商旅业务之后，Nicole认为：“企业刚开始尝试出海时，如果想要少踩坑，商旅业务规模不大的时候，可以选择比较靠谱的TMC，或者使用多方比价的系统，多比对供应商的价格。”
现在针对集团的海外商旅业务，Nicole是这样处理的：国际机票和国际酒店，分别都会有三家以上的供应商来进行日常的报价；需求比较大的航司以及酒店集团，会签集团的折扣协议；海外办事处周边的常住酒店，会签单店协议。
后记
给自己打了80分之后，Nicole对自己的要求也在不断提高。
“我的期望和目标都是在不断调整的，要不断提高员工的满意度，就需要提高差旅服务的质量；其次也希望能够拿到更好的价格；海外商旅业务比重不断提升，我也希望各个地方的同事都能够对我们的系统满意。”
越深入这个行业，Nicole感觉自己需要学习的东西越来越多。虽然职业生涯的转折点来得突然，但Nicole并不后悔进入商旅行业。
“我对商旅行业还是有兴趣的，因为每天都可以学到新的思路。”
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